La base para incorporar a la persona adecuada
Toda contratación comienza mucho antes de publicar una oferta de empleo o entrevistar candidatos. El primer paso consiste en comprender qué necesita la organización y traducir esa necesidad en una definición clara del cargo. La descripción del puesto cumple precisamente esa función: documentar el propósito del puesto, sus responsabilidades, los resultados esperados y las competencias necesarias para desempeñarlo con éxito.
Cuando esta información está correctamente definida, el proceso de selección gana coherencia desde el inicio. Las publicaciones de empleo son más precisas, las entrevistas se desarrollan con criterios homogéneos y la comparación entre candidatos se basa en información objetiva, reduciendo la improvisación y mejorando la calidad de las decisiones.
En esta guía encontrarás los conceptos fundamentales para elaborar una descripción del puesto profesional, conocerás qué elementos debe contener, cuáles son los errores más frecuentes y cómo utilizar este documento como punto de partida para desarrollar procesos de reclutamiento y selección más organizados, consistentes y orientados a resultados.
¿Qué es una descripción del puesto?
La descripción del puesto es el documento que define de manera estructurada las características de un cargo dentro de una organización. En él se establecen el propósito del puesto, las responsabilidades que deberá asumir la persona, los resultados esperados, los conocimientos requeridos, las competencias necesarias y las condiciones bajo las cuales desarrollará su trabajo.
Su objetivo principal es ofrecer una referencia común para todas las personas que participan en el proceso de selección y, posteriormente, en la incorporación y gestión del colaborador. Gracias a ello, cada decisión puede apoyarse en criterios previamente definidos y no únicamente en percepciones individuales.
Más que una lista de tareas
Una descripción del puesto no consiste únicamente en enumerar funciones. También explica por qué existe ese cargo dentro de la organización, qué resultados debe alcanzar y cuáles son las capacidades que permitirán desempeñarlo con éxito.
Cuando está correctamente elaborada, se convierte en la base sobre la que se apoyan el reclutamiento, la selección, la capacitación, la evaluación del desempeño y el desarrollo profesional de las personas.
Una buena descripción responde:
- ¿Cuál es el propósito del puesto?
- ¿Qué responsabilidades tendrá?
- ¿Qué resultados se esperan?
- ¿Qué conocimientos necesita?
- ¿Qué competencias debe demostrar?
- ¿Cómo se evaluará el desempeño?
¿Para qué sirve una descripción del puesto?
Una descripción del puesto correctamente elaborada acompaña todo el ciclo de incorporación de una persona. No se limita a definir funciones: se convierte en el documento de referencia para planificar el reclutamiento, evaluar candidatos, facilitar la incorporación y establecer expectativas claras una vez realizada la contratación.
1. Definir la necesidad de contratación
Permite identificar con precisión qué perfil necesita la organización antes de iniciar la búsqueda.
2. Publicar ofertas de empleo más claras
Facilita la redacción de anuncios con responsabilidades y requisitos bien definidos, atrayendo candidatos más alineados con el puesto.
3. Evaluar candidatos con criterios comunes
Sirve como referencia para entrevistas, pruebas y comparaciones, reduciendo la subjetividad durante la selección.
4. Incorporar al nuevo colaborador
Ayuda a comunicar expectativas, responsabilidades y objetivos desde el primer día de trabajo.
5. Gestionar el desempeño
Facilita la evaluación del desempeño, la asignación de objetivos y la actualización del puesto cuando evolucionan las necesidades de la organización.
¿Qué debe contener una descripción del puesto?
Una descripción del puesto completa reúne toda la información necesaria para comprender qué se espera del cargo y cómo deberá desempeñarse. Aunque el contenido puede variar según la organización, existen componentes que deberían estar presentes en prácticamente cualquier descripción profesional.
Objetivo del puesto
Explica por qué existe el cargo y cuál es su aporte principal a la organización.
Responsabilidades
Describe las funciones y actividades que deberá realizar la persona en el desempeño de su trabajo.
Formación y experiencia
Define el nivel educativo, conocimientos y experiencia previa requeridos para desempeñar el puesto.
Competencias
Incluye las habilidades técnicas y conductuales necesarias para alcanzar un desempeño exitoso.
Relaciones de trabajo
Identifica con qué áreas, equipos o personas interactuará habitualmente el puesto.
Indicadores de desempeño
Establece cómo podrá evaluarse objetivamente el cumplimiento de las responsabilidades asignadas.
Cómo elaborar una descripción del puesto
La elaboración de una descripción del puesto requiere recopilar información sobre el cargo y organizarla de forma clara y coherente. Aunque cada organización puede utilizar su propio formato, el proceso suele desarrollarse siguiendo una serie de etapas que permiten documentar correctamente las características del puesto.
Analizar el puesto
Identifique el propósito del cargo, su ubicación dentro de la organización y las necesidades que busca cubrir.
Recopilar información
Obtenga información mediante entrevistas con supervisores, colaboradores, manuales de funciones, procedimientos internos y cualquier otra fuente disponible.
Definir responsabilidades
Describa las principales funciones, tareas y responsabilidades del puesto, priorizando aquellas que representan su actividad habitual.
Determinar requisitos
Establezca la formación, experiencia, conocimientos y competencias necesarias para desempeñar el puesto de manera satisfactoria.
Revisar y actualizar
Valide la información con el responsable del área y actualice la descripción cuando cambien las funciones, procesos o responsabilidades del cargo.
Ejemplo de una descripción del puesto
Si bien cada organización puede utilizar un formato propio, una descripción del puesto suele reunir la información esencial sobre el cargo en un único documento. El siguiente ejemplo ilustra una estructura habitual.
Ejemplo: Analista de Compras
• Evaluar proveedores.
• Emitir órdenes de compra.
• Realizar el seguimiento de entregas.
• Mantener actualizada la documentación del área.
Errores frecuentes al elaborar una descripción del puesto
Una descripción del puesto puede perder utilidad cuando contiene información ambigua, desactualizada o poco relevante. Evitar estos errores contribuye a que el documento sea una herramienta eficaz para el reclutamiento, la selección y la gestión del talento.
La descripción del puesto es el punto de partida del reclutamiento
Una descripción del puesto bien estructurada facilita todas las etapas posteriores del proceso de selección. Permite definir criterios objetivos para publicar ofertas de empleo, evaluar candidatos y documentar las decisiones de contratación.
Si la organización gestiona procesos de incorporación de manera frecuente, resulta conveniente utilizar un software de reclutamiento que centralice la información del puesto, los candidatos y las distintas etapas del proceso de selección.
Asimismo, herramientas especializadas como Selecciona RH permiten convertir la descripción del puesto en la base para realizar entrevistas estructuradas, comparar candidatos y mantener un historial completo de cada búsqueda.