Formato de descripción de puesto: cómo organizar la información de un cargo
Utilizar un formato de descripción de puesto permite documentar cada posición de manera uniforme, facilitando la gestión de Recursos Humanos y mejorando la calidad de los procesos de reclutamiento y selección. Un formato bien diseñado ayuda a recopilar siempre la misma información, independientemente del área o del responsable que lo complete.
Información uniforme
Todos los puestos se documentan siguiendo la misma estructura, facilitando su consulta y actualización.
Comparación sencilla
Al utilizar un formato común resulta más fácil comparar funciones, responsabilidades y requisitos entre distintos cargos.
Menos errores
El formato reduce el riesgo de olvidar información relevante durante la elaboración de una descripción de puesto.
Mayor trazabilidad
La información puede reutilizarse durante el reclutamiento, las entrevistas y la incorporación del nuevo colaborador.
¿Qué debe incluir un formato de descripción de puesto?
Un formato no define el contenido específico de un cargo, sino la estructura que se utilizará para registrar la información. Gracias a ello, cada nueva descripción mantiene un criterio homogéneo y resulta mucho más fácil de interpretar por responsables de Recursos Humanos, líderes de equipo y gerentes.
La estructura puede adaptarse al tamaño y a las necesidades de cada organización, pero siempre conviene incluir datos de identificación del puesto, objetivo del cargo, responsabilidades, requisitos, competencias, indicadores de desempeño y condiciones laborales. De esta manera, el formato se convierte en una herramienta útil no solo para documentar puestos, sino también para apoyar todo el proceso de selección.
Formato básico de una descripción de puesto
El siguiente formato puede utilizarse como base para documentar cualquier puesto dentro de una organización. Cada apartado puede ampliarse o adaptarse según el nivel de responsabilidad y las características de la posición.
Estructura
1. Identificación del puesto
- Nombre del puesto
- Área o departamento
- Reporta a
- Personal a cargo (si corresponde)
2. Objetivo del puesto
Descripción breve del propósito principal del cargo y del valor que aporta a la organización.
3. Funciones y responsabilidades
- Actividades principales.
- Tareas periódicas.
- Responsabilidades específicas.
4. Requisitos
- Formación.
- Experiencia.
- Conocimientos técnicos.
- Certificaciones (si aplican).
5. Competencias
- Comunicación.
- Trabajo en equipo.
- Organización.
- Orientación a resultados.
6. Indicadores de desempeño
- Objetivos.
- Resultados esperados.
- Métricas del puesto.
7. Condiciones laborales
- Jornada.
- Modalidad de trabajo.
- Ubicación.
- Herramientas disponibles.
8. Fecha de revisión
Espacio destinado a mantener la descripción actualizada conforme evolucionen las necesidades del puesto.
Un formato facilita la gestión de toda la selección
Cuando todas las descripciones de puesto siguen una misma estructura, resulta mucho más sencillo elaborar avisos de empleo, definir criterios de evaluación, preparar entrevistas y comparar candidatos utilizando la misma información de referencia.
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